Aufgaben hat jeder heutzutage mehr als genug. Wenn schon nicht auf der Arbeit so viel anfallen würde, dann nähme sich zuhause die Zeit sich mit ein paar zusätzlichen Arbeiten zu beschäftigen, anstatt faul auf dem Sofa rum zu liegen. Kurz um: Wir wollen beschäftigt sein, denn das tut uns Menschen gut. Wie die Art der Beschäftigung aussieht, ist von der einzelnen Person abhängig.

Ich für meinen Teil habe neben den Themen, die mich auf der Arbeit in Gang halten, auch privat viele Interessen (wie dieser Blog vlt. schon verdeutlicht). Daneben gibt es noch die sozialen Verpflichtungen, die man eingeht und die unvorhergesehenen Ereignisse (von traurigen bis freudigen). Und zusätzlich lebt man in einem Haushalt, der sich i.d.R. nicht selbst verwaltet. Manchmal kommt man ins Grübeln, woher dieser scheinbar endlose Fluss an Tätigkeiten kommt, die einem keine Ruhe lassen oder gar Stress aufkommen lassen.

Diese Flut scheint unaufhaltbar zu sein, der Umgang damit kann aber gelernt werden…

… das verspricht zu mindestens David Allen, der Erfinder und Autor des Buches „Getting Things Done“ (GTD). Dieses Buch wird als das Buch zu Produktivität des Jahrhunderts gesehen und seine Auflagen zeigen auch, dass die Suche nach einer Methode, die die auf uns einprasselnden Informationen kontrollieren zu können, enorm ist. Scheint hier also ein Lichtblick am Ende des Tunnels von unbeantworteten Emails, Vorbereitungen für Treffen und lästiger Aufgaben?

Mitnichten. Vorgestellt wird „nur“ eine Methodik, wie man mit dieser Dauerbelastung Herr werden soll. Vorab schon das Geheimnis:

Man muss sich nicht alles merken!

es ist viel besser alle Informationen in einem System abzulegen, damit unsere Hirnkapazität dazugenutzt werden kann, über Dinge nachzudenken und nicht an Dinge zu denken.

In seinem Buch schlägt David Allen einen Workflow vor, der helfen soll die Informationen zu kanalisieren und zu organisieren, damit wir den Überblick nicht verlieren, da man sonst geneigt ist, lieber das Handtuch zu schmeißen, anstatt sich mit den Aufgaben auseinanderzusetzen. Diesen Ansatz verpackt er in einen Workflow, der die organisierten Aufgaben in die richtige Stelle für uns packen soll. Im Internet finden sich viele Diagramme, die den Workflow grafisch darstellen:

Bildersuche für GTD + Workflow

Kurz zusammengefasst:

  1. Informationen jeglicher Art (Termine, Haushalt, Einkäufe, Treffen, Reparaturen, Projekte,…) kommen in einer sog. INBOX an. Hier wird noch nichts entschieden. Es geht darum einen Platz zu haben, der die Informationen einsammelt.
  2. Die zweite Stufe stellt, die Frage, ob das INBOX-Element eine Aktion erfordert (Kann ich selber etwas dafür machen?). Falls die Antwort „Ja“ lautet, beginnen mehrere Wege:
    1. Es kann in zwei Minuten erledigt werden – dann mache es jetzt!
    2. Es braucht mehrere Aktionen, um die Aufgabe zu beenden. Dann sollte man sich vlt. überlegen welche und diese aufschreiben.
    3. Ich bin für diese Aufgabe nicht der richtige Ansprechpartner. Dann kann ich die Aufgabe weitergeben. Eventuell muss ich dann mit dem Ergebnis weiterarbeiten.
    4. Das Element hat einen Zeitbezug. Dann sollte ich es in meinem Kalender eintragen (evlt. mit einer Erinnerung, falls etwas vorbereitet werden muss).
    5. Es ist eine Aktion, die ich irgendwann ausführen kann. Dann schreibe ich sie auf eine Liste. Diese Listen sind am besten gegliedert, wo ich was am besten erledigen kann. Der Einkauf kommt z.B. nicht auf die List, der Dinge, die ich am Computer erledigen kann.
  3. Lautet die Antwort „Nein“, gibt es drei Möglichkeiten
    1. Ich habe mit dem Element nichts weiter zu tun. Es kommt in den Müll.
    2. Ich finde das Element interessant. Es wird aufgehoben, bis ich die Zeit/Ressourcen habe es zu nutzen. Dafür kann man sich einen Irgendwann-Hefter anlegen, den man von Zeit zu Zeit durchsieht und neu evaluiert.
    3. Das Element kann wertvolle Informationen liefern, die ich anderweitig nicht bekomme (Flyer, Webseiten, etc.) oder ist wichtig für mich (Verträge, Belege, etc.). Dann kommt es in ein sogenanntes Referenzsystem, das ich zur einfacheren Bearbeitung der Aufgaben nutzen kann.

Es wird also ein System aus ToDo-Listen angefertigt, um die Ideen aus dem Kopf zu kriegen und je nach verfügbarer Zeit und Energie, am richtigen Ort aus den vorsortierten Aufgaben auswählen zu können, die in kleine Schritte unterteilt sind, damit man nicht von der Prokrastination erfasst wird.

Diese Abschnitte fassen die Kernbotschaft des Buches zusammen. In weiteren Kapiteln geht der Autor darauf ein, wie ein solches System implementiert werden kann. Leider bleibt er dabei sehr wage und bietet kaum konkrete Vorschläge, das hätte das Buch noch nützlicher gemacht.

Was halte ich von dem Buch?

Das Buch eröffnet mit ganz normalen Textbausteinen, die man in jedem Selbstoptimierungsbuch lesen wird: Es wird alles besser werden, wenn man sich an die vorgeschlagenen Methodiken hält. Die erste zusammenhängende Beschreibung seiner Idee findet man schließlich auf Seite 44! Zudem gibt es inzwischen genug Webseiten, die das Thema aufgreifen, weiterentwickeln und konkrete Beispiele geben.

Spannend und gut zum Ausprobieren ist die vorgestellte Arbeitsweise allemal. Dazu kommt, dass selbst bei einer teilhaften Implementierung der Idee schon einiges im eigenen Management verbessert werden kann. Er setzt sich da nicht auf einen Alles-oder-Nichts-Ansatz.
Interessant ist ein anderer Abschnitt indem darauf eingegangen wird, dass man sich überlegen soll vor welchem Hintergrund man seine Entscheidungen trifft. Hier wird unterschieden zwischen 5 Horizonten und dem Grund. Diese Horizonte erstrecken sich von Lebenssinn bis zur Frage, wo man sich beruflich oder privat hin entwickeln möchte. Und ich denke, dass man über diese Fragen intensiv nachdenken sollte.

Was das Buch darüber hinaus etwas langwierig macht, ist die ständige Selbstbestätigung, die der Autor aus anekdotischen Erklärungen zieht. Sie sind grundsätzlich alle gleich aufgebaut: Ich (Autor) habe gerade diesen Gedanken vorgestellt. Ich kenne jemanden aus einem großen Unternehmen (meist Chefetage) bei dem war es anders und wir haben meine Methode implementiert und es war alles besser, da ich schon Dekaden mit dem System arbeite.
Fallen diese Art der Bespiele weg, kann man sich gerne 10% des Buches sparen.

Persönlich würde ich das Lesen des Buches sein lassen und mich mit Hilfe des Internets auf die Suche begeben. Zuerst die Informationen aus seinem Buch aus einer Präsentation erlernen und zweitens mir eine konkrete Umsetzungshilfe suchen. Daran kann man sein persönliches System gut entwickeln und schon früh (nicht erst nach 300 Seiten) Früchte ernten. Einzig und allein die Komplettumstellung auf das GTD ist eine große Aufgabe, bei der man sich entscheiden sollte, ob man sein ganzes Leben auf einmal in ToDo-Listen überführt oder erst nach und nach.